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2022.2.18

『ポスティング内部の紹介』 — 事務部 —

スタッフ

~目次~

1.事務での主な業務内容

2.業務の流れ

1.事務での主な業務内容

今回は、多くのポスティング案件を整理し、ご依頼からの手続きを進める事務部を紹介します。

主にご依頼いただいた案件の管理・書類作成・地図作成など行っています。

                   案件の管理                     

 

案件の管理では、配布する部数やチラシサイズ、納品日・配布期間、配布エリアなどの情報を

システムに登録します。

 

また入荷したチラシ等を確認後、都度リストに書き込み、入荷状態を把握しています。

 

これらの作業で、配布前までの管理を徹底しています。

                    書類作成                     

 

書類作成では、ご依頼いただいたお客様へお送りするお申込書やご請求書の作成を行います。

お客様に再度、お申込み内容に変更や修正が無いかご確認いただきます。

 

また、入荷した時に部数や入荷日を記入する受払い表を作成します。

配布予定部数と入荷した部数に誤差が無いか確認し、倉庫内の数あるチラシが一目で区別できるので

その後の手配作業がスムーズになります。

                    地図作成                     

 

地図作成では、配布する際に記入する配布地図の作成をします。

町丁目別に地図を分け、禁止物件の落とし込みをするために一つ一つ確認していきます。

新たに禁止物件が増えた場合には、その都度更新します。

2.業務の流れ

書類作成
案件の管理

①ご依頼内容をもとにお申込書とご請求書の作成をします。

 記載内容に誤りがないか再度確認し、資料をお送りします。

 

②チラシ内容や配布部数、配布エリア等の登録を行います。

 

③配布期間終了後、5営業日内に「配布完了報告書」をお送りします。

 報告書には、町丁目ごとに配布した部数を記載しています。

 

 

その他の業務として、エリア作成も行っています。

店舗を中心に半径3㎞や20,000部といったご要望に合わせて、配布可能な部数と配布エリア地図をご提案いたします。

 

事務部は、多くの案件をまとめる重要な役割を担っています。

また整った管理体制により何か不具合が発生した場合も素早く対処しており、ポスティング業務には欠かせません。


 

株式会社ルックスマイル
〒460-0017
愛知県名古屋市中区松原一丁目16-9
TEL:052-202-5100

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