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2022.3.4

『ポスティング内部の紹介』 —スタッフ管理部—

スタッフ

~目次~

1.スタッフ管理の主な業務内容

2.業務の流れ

1.スタッフ管理の主な業務内容

今回は、チラシ配布の手配など重要な工程を担うスタッフ管理部を紹介します。

主にスタッフへの指示や管理・チラシの手配・配布精度の向上を行っています。

                 スタッフへの指示/管理                   

スタッフへの指示は、スタッフ一人一人に配布箇所の地図とチラシを手配します。

配布リーダ―には、配布現地で各スタッフへチラシの補充や指導を行うために指示をします。

また、管理では「GPS」の追跡や配布報告(開始・中間・終了)で、スタッフの配布状況を把握しています。

その情報をもとに、定期的にスタッフの抜き打ちチェックを行っています。

                    チラシの手配                     

 

手配では、システムに登録された案件の中で期間ごとに抽出してまとめていきます。

倉庫ではチラシが入荷いたしましたら、ご依頼部数と誤差が無いか確認します。

また事務部で作成した「受払い表」を使って一目でチラシ内容が分かるよう保管します。

 

その後チラシと地図を、地域ごとにスタッフへ渡し配布期間内で配布していきます。

地図にはチラシを投函した数を記入しており、報告の際の数と誤差がないか確認しています。

                   配布精度の向上                    

まず、配布の際に追跡しているGPSはリアルタイムで更新される仕組みになっているので

動きや速度などで配布状況を確認し、スタッフへヒアリングした上で改善策を伝えています。

また、配布リーダーは現地にいるため

何か不具合が発生した場合は配布状況を連絡をし、リーダーが直接スタッフの指導を行います。

記入済の地図やGPSから、動きが良いスタッフの現地での配布法を、スタッフ全体へ共有します。

配布法を定着させることで、精度が高まり意識もぐっと上がります。

2.業務の流れ

①システムに登録している案件から、配布地域を確認し

 町丁目別に地図を引き出してチラシと共にスタッフへ渡します。

②配布中は、GPSや配布報告から配布状況を把握します。

③配布後、投函数を記入した地図を確認とスタッフへのヒアリングを行います。

その他の業務として、定期的にスタッフ全体へ向けて「ポスティング通信」を発行しています。

配布の際に起こった事例、やってしまいがちな例などを挙げ、

慣れや不注意で起こりやすい事項を確認してもらったり共有をしています。

こういったスタッフの管理や配布ルールを徹底することで、クレームを防ぎ、配布精度の向上を図っています。

スタッフ管理部は、より良い配布を目指す主要な役割を担っています。


株式会社ルックスマイル
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